微軟近日宣布了一項重大更新，將SharePoint的原生電子簽名服務(wù)正式整合進了Microsoft Word中，這一變革性的功能旨在極大提升文檔簽署的效率與便捷性。
通過這一新功能，用戶無需再將Word文檔轉(zhuǎn)換為PDF文件，即可直接在Word界面中發(fā)起電子簽名請求。這一改進不僅省去了繁瑣的文件格式轉(zhuǎn)換步驟，還支持創(chuàng)建電子簽名模板，進一步加速了文件的審批流程，并有效消除了實體簽署的繁瑣步驟。更重要的是，整個過程在Microsoft 365環(huán)境內(nèi)進行，確保了數(shù)據(jù)的安全性和合規(guī)性。
在具體操作上，用戶只需通過Word的插入功能區(qū)即可輕松訪問電子簽名功能。他們可以在文檔中添加簽名域，并直接發(fā)送簽名請求，全程無需切換應(yīng)用或更改文件格式。這一無縫集成的設(shè)計，使得電子簽名的使用變得前所未有的簡單和直觀。
當簽名請求發(fā)送后，系統(tǒng)會自動生成一個PDF副本供簽署。簽署完成后，這個PDF文件將被存儲在原Word文檔所在的SharePoint位置。整個過程都在Microsoft 365的信任邊界內(nèi)完成，從而確保了端到端的安全性。
用戶還可以直接將Word文件復用為電子簽名模板，這大大簡化了重復簽署的流程。同時，該功能還集成了審計追蹤與通知機制。收發(fā)雙方都會收到郵件通知，簽署完成的PDF文件中還包含了完整的活動記錄（審計追蹤），這可以驗證簽署的時間以及簽署人的身份。
為了確保數(shù)據(jù)的安全合規(guī)，管理員可以通過Office組策略為特定用戶啟用此功能，并限制在指定的SharePoint站點使用。所有電子簽名活動都會被記錄在Purview審計日志中，供管理員隨時查看和審計。
微軟表示，這一新功能目前正在向Microsoft 365的當前和Beta頻道用戶推送。預(yù)計將在7月初完成在美國、加拿大、英國、歐洲以及亞太地區(qū)的部署，并計劃在2025年底前覆蓋全球。對于管理員來說，啟用這一功能的步驟也非常簡單。他們只需在Microsoft 365管理中心啟用SharePoint電子簽名并勾選Word選項，然后通過Intune或組策略管理應(yīng)用相應(yīng)的策略即可。
當然，用戶也需要滿足一定的客戶端要求，即使用Word桌面版（Microsoft 365當前頻道或Beta頻道）才能享受這一便捷功能。
